Simplesfica: empresa cria método pra reuniões produtivas
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Foto: Istock/Getty Images
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Simplesfica: empresa cria método pra reuniões produtivas

Kaluan Bernardo em 12 de agosto de 2016

Qualquer pessoa que vive no mundo corporativo sabe o quão ruim podem ser reuniões sem foco ou desnecessárias. Muitas vezes há um monte de gente que não precisava estar ali, discutindo por horas um tema que poderia ser resolvido por email, para chegar a uma conclusão que não é colocada em prática. A Simplesfica quer ajudar a mudar isso e te ajudar a ter reuniões mais produtivas.

A empresa foi criada por Flávia Redivo e Luiz Pellegrini. Eles têm um método chamado Kairós que ajuda os trabalhadores a encontrarem o propósito das reuniões e assim fazerem encontros mais produtivos e objetivos.

Mais do que apenas ajudar a criar reuniões melhores, o verdadeiro objetivo da Simplesfica é auxiliar as pessoas a retomarem seu tempo para poderem acabar tudo o que têm no trabalho e viverem tranquilamente fora do ambiente corporativo. “A pessoa tem todo esse tempo sequestrado na reunião, mas as tarefas dela continuam em cima da mesa. E aí passa a ser normal ter jornadas de 11, 12 horas. Saem tarde e não têm tempo para viver a vida. Isso precisa mudar”, diz Luiz.

O prejuízo para a empresa não se traduz apenas nas horas perdidas. Também se resume a funcionários estressados, que consequentemente se tornam menos produtivos e infelizes, podendo chegar a extremos como a síndrome de Burnout.

ilustração com dados de quanto custa uma reunião para a empresa

Foto: Divulgação

Mas afinal, como fazer  reuniões produtivas?

Flávia conta que, antes de tudo, é necessário identificar as reuniões. Não são só aquelas que acontecem com agenda marcada em uma sala reservada. São também emails, bate-papos no pé da máquina de café. “A maioria das reuniões acontecem de forma informal, mas quando você não considera aquilo como uma, ela não tem propósito e nada fica resolvido. Acabam com um clássico ‘a gente troca email’ e mais nada acontece”, resume Flávia.

screenshot do site perguntando sobre a execução de reuniões

Foto: Reprodução/Site

Mas, se tanta coisa é reunião, como aproveitar essas conversas? Com planejamento. O primeiro e mais essencial passo é definir o propósito. Muitas vezes, na pesquisa e busca pelo propósito, você já resolveu a questão e nem precisa marcar  reuniões. Conhecendo seu objetivo, determine qual o resultado que precisa ser almejado já no próximo encontro.

Só com o propósito em mãos você poderá entender o custo de oportunidade das reuniões. É necessário levar em conta desde o valor da hora de cada funcionário até o café e o táxi que ele irá gastar. Nessa, muitas vezes se descobre que não há necessidade de ter tanta gente em uma conversa.

Flávia observa que, em tempos de crise, empresas fazem ainda mais reuniões e demitem mais. É um paradoxo: com menos força de trabalho disponível, desperdiça-se ainda mais o tempo das pessoas. Portanto, é necessário analisar objetivamente quem deve estar lá e por quê. “É necessário ter muito menos foco no ego e mais no propósito. Muitas vezes o diretor da empresa não precisa estar presente porque ele não tem o conhecimento técnico daquele detalhe que será discutido. Não precisa desperdiçar o tempo dele, que é caro”, comenta. Ela diz:

As pessoas precisam ser mais desnecessárias. E esse é um conceito que deve ser usado sem medo de ser feliz. Sejam desnecessárias! Muitas vezes queremos estar naquela reunião por ego. As pessoas tem medo de perderem qualquer discussão e querem ser necessárias em tudo para a empresa. Mas aí se tornam desnecessários para os filhos, família e amigos. Seja necessário no que importa.

Prepare a reunião. Saiba quais materiais levar, quanto tempo a conversa deverá tomar, qual será a função de cada pessoa dentro daquele encontro. Invista tempo no alinhamento entre os participantes, deixe claro (desde o email), qual o propósito da conversa e qual a função de cada um. E não desvie a conversa. Quando for fazer uma colocação, questione se ela tem sentido para aquele propósito, se vai gerar uma polêmica desnecessária ou se você está sendo generoso com seus colegas.

Essas são apenas algumas das dicas que fazem parte do método Kairkós. Flávia e Luiz resolveram transformar sua metodologia em algo open source e disponibilizaram um ebook explicando melhor tais conceitos e como aplicá-los. É possível baixar no site da empresa

Como criar uma empresa para reuniões produtivas

A ideia, como acontece nos melhores casos, veio de uma dor que a dupla enfrentava em sua rotina. Trabalhavam na Soap, uma grande agência para criar apresentações. Flávia era roteirista e Luiz diretor de criação. Lá, eles também enfrentavam reuniões que não eram práticas e ajudavam pessoas a fazerem apresentações, belas, mas para outros encontros improdutivos.

“Normalmente o indivíduo se preocupa muito com o que levar, compra a apresentação feita por uma grande empresa e até pega um computador da Apple para chamar a atenção, mas não se preocupa com organização básica”, conta Luiz.

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Se demitiram, mas perceberam que o problema não era onde trabalhavam. “Achávamos que fora das agências as pessoas estariam melhores, mas não. Todos continuavam no automático e sem tempo”, comenta Flávia. “O caminho mais óbvio quando você sai é continuar fazendo aquilo que já fazia. Mas isso conflita com seus valores. E aí então você se dá conta de que o verdadeiro problema era a estrutura do que fazia. No nosso caso, aquilo não tinha mais alinhamento com nossos valores”, conclui.

Flávia e Luiz na frente de estante vermelha e flávia segurando um caderno vermelho

Flávia e Luiz, criadores da Simplesfica. Foto: Arquivo Pessoal

Foi nesse processo que seus clientes começaram a perceber que havia algo de diferente no trabalho deles. Muita gente percebia que as reuniões fluíam e pediam dicas para “hackear” suas conversas dentro das empresas.

Um desses clientes, Mateus Borges, gostou tanto da forma diferente que eles conduziam as reuniões que os incentivou a criar uma empresa. Sentaram para conversar, descobrirem quais eram seus valores e o que eles queriam entregar. Perceberam que o principal que tinham a oferecer era ajudar as pessoas a recuperarem seu tempo de vida.

Assim, em dezembro de 2014, nasceu a Simplesfica. Mateus se tornou sócio da empresas, mas mais tarde saiu. Ele estava em outro momento da vida pessoal, mas continuou como mentor e amigo da dupla.

Com o foco em mente, começaram a estudar e ver o que funcionava. Foi assim que desenvolveram o método Kairos. Apesar de o método ser aberto e estar disponível na internet, Flávia e Luiz recebem muitos pedidos para ajudar a otimizá-lo dentro de empresas.

Por isso, hoje focam seu modelo de negócios em duas frentes: em consultorias personalizadas e vendas de workshop para as pessoas aprenderem a colocar o método em prática.

Feedback de cliente do Simplesfica

Feedback de cliente da Simplesfica. Foto: Divulgação

“Por muito tempo queríamos negar esse universo corporativo, mas a dor era justamente com eles. Falar de otimizar tempo em um spa é fácil. Cutucar a ferida em empresas com hierarquia e essas necessidades é o que mudaria de verdade a vida das pessoas”, comenta Flávia.

Mas esse parece ser só o primeiro passo da Simplesfica. “Nosso foco é fazer as pessoas terem tempo de qualidade. Se amanhã encontrarmos outra coisa que atenda esse propósito, por que não? Ideia é o que não falta”, comenta Luiz, citando a possibilidade de otimizar outros processos e relacionamentos dentro de empresas.

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  • cesar

    200 reais por funcionário/hora??
    Ou seja, o cara tira 1600 por dia, logo 32mil reais por mes!
    Que empresa é essa? Me diz que eu quero trabalhar lá!

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